Сметководствен циклус е низа од постапки за следење на финансиски трансакции и известување за финансискиот ефект на тие трансакции.
Подолу ги прикажуваме најбитните точки од овој циклус.
Се случува некоја трансакција, на пример точење на гориво.
Документот од трансакцијата (изворниот документ) оди во сметководството.
Се анализира изворниот документ за да може да се запише трансакцијата во соодветниот дневник.
Дневникот се книжи во главна книга.
Се подготвува бруто-биланс.
Се подготвуваат финансиски извештаи.
Трансакции и изворни документи
Деловните трансакции се случуваат на различни начини, а истите задолжително генерираат трага на хартија (или во електронска форма). Примери: прием на уплата, прием на средства на кредитни картички, сметки од фискални каси, откажани чекови, вратени слипови, продажни фактури, набавни порачки, набавни фактури, временски картички, слипови за депозит, чекови или копии, забелешки за позајмица. Секој изворен документ вклучува датум, износ, опис на трансакцијата, име и адреса на другата страна.
Слика: сметка за гориво како изворен документ
Овие изворни документи се неопходни за секој сметководствен систем. Тоа се записи од трансакциите и содржат информации потребни за следење на финансиските активности. Изворните документи и нивните записи треба да бидат сочувани како референтни податоци за во иднина, за анализа на финансиски извештаи или во случај на ревизија, како поткрепа на тие извешати.
Некои повторувачки трансакции може да немаат хартиен изворен документ, какви што се трошоците за амортизација, банкарските трансакции или трошоците за работењето за кои фактурата сеуште не е доставена или платена. За ваквите трансакции, мора да се креира изворен документ, на пример, план за амортизација, извод од банкарска сметка, или план за пресметани трошоци.
Општ дневник
За да се заведе во книгите, трансакцијата треба да се контира односно да му се зададе соодветно конто и против-конто земено од пропишаниот контен план. Со контирањето, трансакцијата се внесува во општ дневник која е всушност „книга на оригинални ставки”. Општиот дневник во основа е хронолошка листа на трансакции, секоја со објаснување, референтен број и означување на соодветни конта (на должи или побарува) и износи.
Слика: Изглед на општ дневник во Dynamics NAV
Главна книга
Следниот чекор е да се пренесе ставката од општиот дневник во главната книга и оваа постапка се нарекува „книжење“. Главната книга уште се нарекува и книга на трансакциски сметки (конта). Главната книга ја поедноставува анализата на ефектите од трансакциите на контата и претставува основа за составување финансиски извештаи.
Секоја страна од главната книга треба да има заглавие со број на контото, негов опис и следните колони: датум на книжење на дневникот, опис на книжениот дневник, и износи за должи и побарува (дебит и кредит).
Слика: Главна книга со искнижен општ дневник
Ставките од општиот дневник се пренесуваат на соодветното конто во главна книга. Така секое конто ќе може да биде избалансирано во секое време: салдо на страната „должи“, салдо на страната „побарува“ и пресметаната разлика.
Затворање на крај на период и подготовка на финансиски извешати
На крајот од секој период, откако сите трансакции ќе се искнижат од соодветните дневници, главната книга за затвора. Потоа, износите од дневниците се пренесуваат на контата во главна книга. Следно, вкупните износи од контата се пренесуваат на контата во главна книга. На крајот, се пресметуваат вкупните износи на контата од главна книга и се добива прелиминарно крајно салдо за секое конто.
Забелешка: Претходната постапка е објаснета за рачно пресметување. Кога се работи со Dynamics NAV, сите овие преноси и пресметки на салда се прават автоматски со самото пренесување (книжење) на оштиот дневник во главната книга.
Со претходната постапка, прелиминарниот бруто биланс е подготвен. Сите салда на контата од главна книга се пренесуваат во бруто билансот кој претставува листа на сите конта заедно со нивните салда. Вкупното салдо на колоната должи треба да биде еднакво на вкупнот салдо на колоната побарува.
Пред затворање на книгите, одредени прилагодувања треба да се направат на контата за настаните кои не се евидентирани во дневните трансакции. Овие ставки за прилагодување (анг. adjustments) се обработуваат како сите останати записи: се анализираат, внесуваат во соодветниот дневник и се книжат. Потоа контата, на кои се направени овие прилагодувања се повторно во рамнотежа, бруто билансот е подготвен со салда од секое конто од главна книга. Повторно, вкупното салдо на колоната должи треба да биде еднакво на вкупното салдо на колоната побарува.
Бруто-биланс
Работниот бруто биланс дава информација дали книгите се избалансирани. Тоа е листа на сите трансакциски конта прикажани во табела, секое со салдо од крајот на месецот, било на страната на должи или побарува, веднаш покрај описот на контото. Исто така, бруто билансот има две колони за должи и побарува за делот на билансот на состојба и две колони со должи и побарува за делот со билансот на успех. Откако, првите две колони од работниот бруто биланс се урамнотежени, бројките се пренесуваат во колоните од билансот на состојба или колоните од билансот на успех.
Слика: Бруто-биланс
Потоа, салдото на должи и побарува се пренесува од работниот бруто биланс на соодветниот дел од билансот на успех или биланс на состојба. Билансот на состојба ја покажува финансиската состојба на компанијата. Билансот на успех ги покажува сите приходи за одреден временски период, намалени за сите трошоци при генерирање на тој приход.
После подготовката на финансиските извешати, неопходно е да се подготви главната книга за следниот сметководствен период. Затоа, контата за приходи и трошоци, се затвораат и нето приходот или загубата се префрлаат на други соодветни конта. Тоа се прави со затворање на периодот во општ дневник.
По затворањето на периодот, конта за приходи и трошоци немаат салдо. Потоа, се подготвува конечниот бруто биланс, за да се обезбеди сите салда на контата од главната книга да бидат точни на почетокот на новиот сметководствен период. Бидејќи сите конта за приходи и трошоци се затворени на нула, овој бруто биланс ќе содржи само конта од билансот на состојба.
Заклучок
Ова е општо, поедноставено објаснување на сметководствениот циклус. Тоа може да се разликува согласно потребите на компанијата и нејзините процедури. Во повеќето компании процедурите се автоматизирани. Како и да е, добро е да се познаваат основите на сметководствотото.
