При преминувањето на нов сметководствен софтвер или ERP систем, еден од главните предизвици на фирмите и организациите се историските податоци односно податоците од претходниот сметководствен програм.
Овој процес се нарекува уште и "миграција на податоците" (анг. data migration).
Генерално на располагање постојат три опции:
(1) почеток само почетни состојби,
(2) сите податоци/трансакции, и
(3) старите податоци коегзистираат во новиот систем.
Почеток само почетни состојби
Со оваа опција се генерираат бруто биланси и други завршни извештаи во постоечкиот програм и почетните состојби се ставаат во новиот ERP систем базиран на Dynamics NAV. Оваа опција е наједноставна и најефтина за изведба.
Целосно мигрирање на сите податоци
Оваа опција е најсложената и во некои случаи може да биде неизводлива ако претходниот систем не нуди стандардизирани опции за пристап до податоците или извезувањето на податоците од претходниот систем не се прави во табеларни структури какви што се Excel или текстуални фајлови со издвоени колони.
Старите податоци коегзистираат со новите
Оваа опција е комбинација од првата и втората опција. Имено, во системот се поставуваат почетните состојби од претходниот систем, а најважните податоци од претходниот систем се увезуваат во новиот систем на посебно место за да коегзистираат.
На сликата подолу е претставено кои картички се увезуваат во новиот систем: главна книга, купувачи, добавувачи, артикли, услуги и банки. Основните средства се вчитуваат со своите почетни состојби.
Наместо да се користат паралелно два системи за сметководоството (старо и ново) заради преглед на историските податоци, оваа функционалност овозможува податоците од старото сметководство да бидат увезени и на располагање за преглед заедно со другите нови податоци во Dynamics NAV (види слика подолу). "Старите" податоци се расположиви на клик.
Стари и нови броеви на купувачи, добавувачи и конта
Ако организацијата ги промени броевите на купувачи и добавувачи, функционалноста на Логин Системи овозможува поврзување на броевите така што во претходните книги ќе ги користат старите броеви, иако се повикуваат од новите броеви.
Третата опција е најбараната бидејќи новите податоци се користат во секојдневното работење, а старите податоци коегзистираат во новиот систем и се на располагање заедно со другите команди на Dynamics NAV.
Која опција да се одбере?
Ова најмногу зависи од буџетот што го има организацијата што прави премин од еден во друг систем.
Ако организацијата има голем буџет и инсистира на целосно мигрирање на податоците, секако дека оваа опција е најдобрата - со исклучок дека можно е претходниот систем да нема многу можности за "вадење" на податоците од истиот.
Ако организацијата нема потреба од претходните податоци, тогаш најдобра опција е првата - вчитување само на почетните состојби.
Ако организацијата има потреба повремено да ги гледа податоците од претходниот систем, а не сака да го обременува новиот систем со стари податоци, тогаш третата опција е најоптималната.
Во табелата подолу се дадени споредбените карактеристики на трите опции за премин од стар во нов ERP систем.
Совет при одлука за премин
Пред да одлучите за било која опција, потребно е да се праша провајдерот на постоечкиот систем во кој формат се наоѓаат податоците (база на податоци или фајлови), колкава е големината на податоците и дали податоците се запишани во некој стандард за да може истите да се извлечат од системот.
Корисно
תגובות