Се менуваат потребите, навиките и трендовите кај малите фирми и невладините организации. Каква е моменталната ситуација и во кој правец се движат сметководствените услуги?
Трендовите во начинот на работењето на фирмите и организациите се менуваат, а посебно кај оние организации кои се изложени на секакви можни пазарни притисоци. Кај таквите организации секое подобрување во работењето може да им овозможи стабилност и да постави платформа за раст. Тие се во постојана потрага по подобрувања и намалување на трошоците или за исти пари да добијат повеќе. Постоечката поставеност на сметководствените услуги кај дел од нив не им обезбедува квалитетни податоци за навремени и квалитетни одлуки.
Моментална ситуација
Поради обемот на работата или тесната специјалност, малите фирми и организации не се во состојба да имаат сметководител на платен список во својот тим. Тие потпишуваат договори со сметководствени фирми за водење на целосно сметководство. Во таквите случаи, сметководствениот програм е инсталиран и се користи во сметководствената фирма.
Четири книговодствени активности што креираат вредност
Обично договорите за сметководствени услуги се однесуваат на четири активности кои креираат вредност за нивните корисници. Две од овие активности не спаѓаат во стручниот делокруг на работа на сметководствените фирми, а такви се „внесување на документи“ и „подготовка на извештаи“.
Иако личи дека договорите се „клуч на рака“, тие не може да ги покријат сите области во работењето на фирмите и организациите. Нив им требаат алатки за правење на фактури, за водење на залихи и евиденција на уплати и исплати и затоа се приморани да инвестираат во помошни програми за материјално работење, комерцијално работење, па дури и плати. Секако и на луѓе што ќе внесуваат податоци и трансакции. Во многу организациии се користи Microsoft Excel за водење на разни евиденции и анализи.
Дополнителен проблем се јавува заради тоа што сметководствената фирма не ги внесува податоците веднаш туку периодично, најчесто седмично, а уште почесто - месечно. Извештаите што ги праќа сметководствената фирма до организацијата се пост фестум на нешто што се случило многу одамна и таквите извештаи освен за законодавачот, организацијата нема многу корист од нив.
Во ваквиот модел постои одреден степен на поделба на трудот, поголемиот дел од работите се внесуваат на две места, постојат два извори на податоци кои најчесто не се синхронизирани (види слика подолу).
Ваквиот начин на работење предизвикува потешкотии бидејќи фирмата/организацијата нема целосен и навремен увид во работењето, приморана е да изнесува документација од организацијата и да праќа до сметководствената фирма.
Во праксата денес, ваквата поставеност на деловниот систем на малите фирми и организации не нуди можност за развој, а воедно се трошат непотребно средства и време на две места. Најбитното е што во фирмата нема една вистина за работењето туку две и повеќе вистини поради неинтегрираноста на податоците и различниот временски период на внесување во базите на податоци.
Затоа не е случајно тоа што кај фирмите и организациите нема точни извештаи и/или доцнат со седмици - со што таквите задоцнети извештаи немаат употребна вредност за менаџерите.
Секоја фирма (треба да) се стреми да има една вистина во податоците ...
Секоја фирма се стреми да има една вистина во податоците, но тие најчесто се десинхронизирани, и секогаш различни во однос на сметководството. Ова секако влијае на квалитетот на одлуките на сопствениците, менаџерите и вработените.
Работење со ERP решенија - интегриран пристап
Современите потреби на организациите се многу поголеми од базичното водење на сметководството независно дали се изведува интерно или со помош на сметководствено фирма. Тие имаат зголемена потреба од интегрирано водење на деловните книги какви што се главната книга, даночната книга, книгите на купувачи и добавувачи, движење на артиклите и лагерот како и односите со коминтентите. Ваквите потреби на организациите се решаваат со користење на софтверски ERP системи.
ЕРП системот овозможува интегриран поглед кон основните деловни процеси во реално време со користење на заеднички бази на податоци. Тој води евиденција на деловните ресурси какви што се парите, суровините, лагерот, опремата, капацитетот на производството, како и статусот на деловните обврски: порачки, набавни порачки и плати.
Апликациите или модулите од ЕРП системот споделуваат податоци помеѓу различни деловни оддели во организацијата и овозможуваат проток на информации помеѓу деловните функции во организацијата. Повеќе за ERP има на постот „Општо за ERP“.
На илустрацијата подолу е прикажан концептот на работа на сметководството со помош на ERP. Главната карактеристика е тоа што со самото креирање на фактурата кон купувачот и нејзиното постирање (книжење), се ажурираат помошните книги какви што се книгите на купувачи, даночната книга, книгата на артикли или услуги - за да на крајот се запише во главната книга од сметководството со соодветните потребни книжења.
Слично се постапува и со другите документи. Сите други трансакции и повремени документи какви што се одлуките се запишуваат во општиот дневник и потоа се прокнижуваат. Од тука може да се заклучи дека при креирањето и затворањето на документите организацијата си го извршува потребното книжење во сметководството. Ако таквите случаи се повеќе од 90% од работењето, тоа би значело дека организацијата има реализирано сметководство од 90 и повеќе проценти.
... главните финансиски и менаџерски извештаи се креираат од една единствена Главна книга и затоа секогаш одговараат на тековната ситуација.
Друга важна работа е дека главните финансиски и менаџерски извештаи се креираат од една единствена Главна книга и затоа секогаш одговараат на тековната ситуација. Бидејќи книжењата на набавките и продажбите се прават во реално време, извештаите се секогаш навремени и точни.
Ако било добро, зошто до сега не се користело?
Да, логично е прашањето.
Прво, степенот на развој и достапност на информатиката кај малите фирми беше ограничен до скоро. Второ, изработка на ERP систем е сложена долгогодишна програмерска и експертска активност, а квалитетни ERP решенија имаше само од странство. Трето, ERP решенијата се посложени и бараат повеќе средства за поставуање и одржување. Тоа е и за очекување ако се знае дека дел од сметководственото знаење, посебно она рутинското за контирање и дел од книжењата, се вградени во самото софтверско решение.
Важна причина е и тоа што квалитетните ERP системи се странски и за истите е потребна нивна локализација кон македонските прописи, а во некои случаи и преведување на македонски јазик.
Почетната инвестиција повеќе не е пречка за користење на ERP.
Една од главните пречки кај малите и помалите-средни фирми е почетната инвестиција во набавката на серверска опрема и во лиценците за ERP решение. Овие две работи сега се надминати заради тоа што ERP решението може да се користи на принцип на месечна претплата на сличен начин како што фирмите плаќаат месечна кирија за користење на простории. Инвестицијата во серверска опрема се надминува со можноста ERP решението да се постави на т.н. хостинг сервер.
Со веќе-постоечката можност за месечно рентање на Dynamics NAV и со воведувањето на новата услуга на хостирање во Логин Системи, квалитетното ERP решение станува атрактивно за многу поголем број на фирми и институции.
Ако фирмата постави хостирано ERP решение базирано на Dynamics NAV ќе добие централизиран систем за сметководство, автоматизирање на процесите на опслужување на купувачите, магацинско работење, набавки, производство и човечки ресурси. Фирмата ќе може да пристапува и да ги обработува документите и податоците од канцеларија како и преку мобилните уреди базирани на Apple, Android и Microsoft. Сметководствената фирма ќе може да пристапува на податоците преку веб интерфејс или со Dynamics NAV апликација (види слика подолу).
Во оваа архитектура, сметководствена фирма е контролор и поднесувач на даночните пријави и завршните пресметки. Внесувањето на трансакциите си го прави самата фирма. Се избегнува да се пренесуваат документи од фирмата во сметководственото биро. Сите работат во тим и се искористува стручноста на секого.
Прераспределба на трудот и придобивки
На прва помисла, користењето на ERP решенијата кај малите фирми ќе ја намали работата на сметководствените фирми. Според новиот начин на работа, подготовката на извештаите и внесувањето на документи преминува во самите фирми бидејќи внесувањето на документи ионака го прават фирмите, а воедно ќе можат директно од системот да ги влечат извештаите.
Со ваквата распределба, сметководствената фирма ќе се „раатиса“ од мануелната работа која има ниска вредност и ќе се остручи на давање на услуги со поголема вредност. Бидејќи обемот на мануелна работа ќе падне, сметководствената фирма ќе има слободни ресурси за опслужување на повеќе клиенти со пакети за сметководствен консалтинг, поддршка во сметководството како и одговорноста за завршната пресметка. Некои сметководствени фирми интересот ќе го најдат и во изнајмување на ERP системи на своите клиенти - пракса што веќе наголемо постои во земјите од Европската унија.
Некои сметководствени фирми интересот ќе го најдат и во изнајмување на ERP системи на своите клиенти ...
Голема погодност е и тоа што корисниците на ваквите ЕРП услуги не мораат да ги носат документите во сметководствените бироа за нивна обработка и книжење.
Општо земено, ако се споредат традиционалното работење и работењето со хостирано ERP решение е тоа што фирмите за истите пари или за приближно истите пари ќе имаат целосна контрола на сопствените податоци и ќе имаат ажурни и навремени извештаи. Наместо цело сметководство, тие ќе ги ангажираат сметководствените фирми за контрола во сметководството или поддршка на сметководството.
... „збогум“ на двојни и тројни внесувања, различни несовпаѓачки извештаи, доцни анализи и слично.
Со новиот начин, фирмата може да каже „збогум“ на двојни и тројни внесувања, различни несовпаѓачки извештаи, доцни анализи и слично. Со користењето на ERP, дел од фирмите што имаат интерно сметководство ќе можат да ги аутсорсираат овие активности со што ќе се зголемува работата на сметководствените фирми. На цена ќе дојдат квалитетните сметководители наместо сметководителите што имаат „брзи прсти“ да внесуваат документи во сметководствените програми.
Се чини дека никогаш не било подостапно користењето на ЕРП систем од светска класа во Македонија. Некои сметководствени фирми веќе почнаа да се прилагодуваат на промените и нудат различни пакети наместо само целосно сметководство.
Ќе биде интересна оваа трансформација во наредниот период што доаѓа ...
Microsoft Dynamics NAV 2017 е најкомплетниот интегриран ERP систем што се нуди во Македонија. Тој е најпопуларниот ERP за мали и средни фирми во светот - 100.000 организации работат со NAV.
Логин Системи е овластен провајдер на решенија и услуги базирани на Microsoft Dynamics NAV од 2002ра година до денес.
Видео илустрација на овој пост има на видео линкот